Tieteellisen tiedonhankinnan opas: Haun dokumentointi

Haun dokumentointi

Systemaattinen tiedonhaku on yleensä monivaiheinen prosessi, joka koostuu useasta hakukerrasta. Hakusanoja, haun rajauksia ja tietokantoja voi joutua muuttamaan, jotta hakutulos olisi halutunlainen. Laajemmissa projekteissa myös täsmälleen saman haun toistaminen määräajoin on välttämätöntä. Hakuprosessin etenemisen kannalta ja turhan työn välttämiseksi on suositeltavaa dokumentoida kaikki hakuprosessin vaiheet tarkasti, jolloin hakuprosessi tulee näkyväksi. Hakutiedoista kannattaa tallettaa ainakin käytetyt hakusanat ja hakulausekkeet, tietokannat, haun rajaukset ja haulla saadun tulosjoukon laajuus ja päivämäärä, milloin haku on tehty. Haun tallentamisen voi tehdä joissakin tietokannoissa olevan tallennettavan hakuhistorian avulla tai pitämällä itse päiväkirjaa suorittamistaan hauista. Haun toistaminen automaattisesti on mahdollista esimerkiksi alert-toiminnon avulla.

 

Hakuhistoria

 

Hakuhistorian toiminta vaihtelee tietokannoittain. Joissakin tietokannoissa siihen tallentuu vain meneillään olevan hakuistunnon aikana tehdyt haut ja joissakin tietokannoissa hakuhistoria on mahdollista tallentaa myöhempää käyttöä varten tai haun toistamiseksi. Hakuhistorian käyttö tulevissa hakuistunnoissa vaatii aina rekisteröitymisen palveluun.

Hakuhistoriasta usein löytyvän alert-toiminnon avulla voi tilata automaattisen ilmoituksen, kun tietokantaan tulee uusia hakulauseeseen sopivia viitteitä.

Hakuhistoriassa haut tallentuvat numeroituina. Numeroilla voidaan viitata hakuihin niitä uudelleen suoritettaessa ja yhdisteltäessä. Eri tietokantojen hakuhistoriat poikkeavat toisistaan toiminnoiltaan ja sen mukaan, mitä tietoja ne tallentavat. Esimerkiksi rajaukset eivät aina tallennu. Yleensä hakuhistoriassa on mahdollista suorittaa haku uudelleen, muokata sitä tai yhdistellä muiden hakujen kanssa.

Esimerkkinä ProQuestin tietokannat: tässä ERIC-tietokanta. Hakuhistoriaan pääsee Recent searches -linkin kautta. Sivulla on kunkin lausekkeen kohdalla Actions-valikko, josta löytyy erilaisia toimintoja: haku voidaan tallentaa Save search -linkistä, poistaa Delete-linkistä ja uudet hakutulokset voidaan tilata sähköpostiin Create alert -linkistä tai rss-lukijaan Create RSS feed -linkistä. Lisäksi hakutulokseen voidaan palata ja hakua voidaan muokata linkkinä toimivan hakulausekkeen kautta. Hakulausekkeet ja niillä saatujen tulosten määrät voidaan viedä tietokannasta valitussa muodossa Export all searches -toiminnolla. Hakujen yhdistäminen on mahdollista yläosan Combine Searches -kohdassa. Hakuihin viitataan yhdistettäessä niiden numeroilla ja yhdistämiseen käytetään Boolen operaattoreita.
Kuvan lähde: ProQuest <http://search.proquest.com> 22.7.2013

Hakutuloksen tallentaminen

Onnistuneen haun jälkeen relevanteiksi arvioidut viitteet voidaan tallentaa viitteidenhallintaohjelman avulla omaan viitetietokantaan, josta ne löytyvät helposti myöhempää käyttöä varten. Yleisesti käytettyjä viitteidenhallintaohjelmia ovat esimerkiksi RefWorks, Mendeley ja Endnote.

Päiväkirja

Käyttökelpoinen ja helppo tapa dokumentoida omaa tiedonhakua on pitää itse päiväkirjaa, johon merkitsee käsin kaikki tärkeät tiedot. Tällainen hakutietojen tallennus ei luonnollisestikaan mahdollista kaikkia niitä toimintoja, joita hakuhistorian kautta voi käyttää. Hakuhistorian hyödyntäminen ei ole kuitenkaan kaikissa tietokannoissa mahdollista, jolloin päiväkirja voi olla hyvä vaihtoehto. Lisäksi päiväkirjan voi tehdä juuri sellaiseksi kuin haluaa ja siihen voi liittää omia kommentteja ja vihjeitä omien tarpeidensa mukaan.

line above footer

Oulun yliopiston kirjasto
PL 7500
90014 OULUN YLIOPISTO
Vaihde: 0294 480000