Voit tuoda viitteet RefWorksiin jollain seuraavista tavoista:
Aloita klikkaamalla Add-painiketta 
Ennenkuin luot oman tietokantasi, mieti miten haluat järjestää aineistosi. Kansioita selailemalla tai niistä hakemalla viitteet löytyvät kätevimmin. Voit luoda kansioita aiheen mukaan, lisätä viitteisiin hakutermejä (Tags) tai käyttää näiden tapojen yhdistelmiä. Viimeksi tuodut viitteet näkyvät aina Last Imported -kansiossa.
Tutustu RefWorksin opastusvideoihin.
Internet-sivuilta ja tietokannoista löytyvää tietoa, viitteitä kirjallisuuteen ja artikkeleihin voi helposti siirtää RefWorksiin Save to RefWorks -toiminnolla. Toimintoa varten on selaimelle ensin asennettava tarvittava työkalu.
1. Save to RefWorks -painikkeen lisääminen selaimeen:
Varmista, että selaimesi kirjanmerkkirivi on näkyvissä (Bookmark Toolbar). Klikkaa Tools-kuvaketta ja valitse Tools. Valitse seuraavaksi Install Save to RefWorks ja raahaa avautuvalta sivulta Save to RefWorks -painike selaimesi kirjanmerkkiriville.
Jos selaimesi kirjanmerkkipalkki ei ole näkyvissä, avaa se klikkaamalla hiiren oikeanpuoleisella napilla selaimen yläosassa ja valitsemalla avautuvasta valikosta Näytä kirjanmerkkipalkki (Bookmarks Toolbar).
2. Viitteiden siirtäminen RefWorksiin
Kokotekstitiedoston tuominen RefWorksiin
Voit siirtää RefWorksiin kokotekstitiedoston, esim. lehtiartikkelin (.pdf, .doc, Office-tiedostot). RefWorks poimii dokumenteista viitetiedot ja tallentaa tietueen kokoteksteineen. Voit tuoda useita tiedostoja kerralla. Kussakin tiedostossa saa olla vain yksi dokumentti (artikkeli).
-valikon Upload document -toiminnon avulla.
Kokotekstitiedoston etsiminen
Muokkaustilassa voit myös selvittää viitteen kokotekstin saatavuuden Oulun yliopistossa (Find full availability).
Suorasiirto tietokannoista
Monissa tietokannoissa on suorasiirtotoiminto (esim. RefWorks direct export), jolla viitteet siirtyvät automaattisesti RefWorksiin. Sinun on kirjauduttava RefWorksiin suorasiirron yhteydessä.
Viitetiedostojen tuonti RefWorksiin: Import references
Voit tallentaa viitelistan tietokannasta tekstitiedostona ja tuoda sen RefWorksiin Import from file -toiminnolla. Raahaa tiedosto Drop file here or select a file from your computer -laatikkoon.
Viitteiden tuonti muista viitteidenhallintaohjelmista
Vanhan RefWorksin käyttäjä: kun siirryt uuden RefWorksin käyttäjäksi “Move to the newest version of RefWorks” -linkkiä käyttäen siirtyvät myös viitteesi ja kansiosi. Lisää ohjeita täällä.
Viitteen lisääminen lomakkeella: Create new reference
RefWorks voi täydentää tietueita myös automaattisesti. Lisätessäsi viitetietoja käsin RefWorks ehdottaa antamiisi tietoihin (otsikko, tekijä, jne.) täsmääviä vaihtoehtoja. Jos jokin niistä täsmää, voit yhdellä klikkauksella lisätä kyseisen tietueen tietokantaasi.
Rullaa alas viitteen loppuun ja valitse sopiva vaihtoehto Did you mean one of these -vaihtoedoista:
Klikkaa sopivaa vaihtoehtoa. Kun viitetiedot ovat täydentyneet voit tallentaa tietueen.
Viitteen muokkaaminen ja täydentäminen
Tallennettuasi viitteen voit muokata viitetietoja ja lisätä kenttiä muokkaustilassa. Viitettä klikkaamalla se avautuu oikeaan reunaan ja Edit the selected document 
-painikkeella pääset muokkaustilaan.Lisää kenttiä saat Add more fields-painikkeella. Tarkastellessasi RefWorksiin tuomiasi viitteitä muokkaustilassa näet vaihtoehdon Find and complete a reference using the title (salamaikoni). Se ehdottaa antamiisi tietoihin täsmääviä viitteitä, ks. yllä.
Huomaa, että voit tarkastella viitteitäsi haluamassasi julkaisutyylissä, jolloin RefWorks huomauttaa puuttuvista tiedoista.
Yhden viitteen vienti
Kun olet viemässä yksittäistä viitettä RefWorksiin, avaa viite napsauttamalla teoksen nimekettä. Yläpalkisssa olevalla Vie viite -painikeella saat siirrettyä viitetiedot.
Valitse: --> Vie viite --> Vienti: RefWorks --> Lähetä palveluun: RefWorks. Jos et ole kirjautuneena RefWorksiin, valitse Export to the newest version of RefWorks ja kirjaudu sinne. Jos olet jo kirjautuneena, päädyt suoraan RefWorksin Last Imported -kansioon.
Useamman viitteen vienti samanaikaisesti
1. Kirjaudu Oula-Finnaan ja tee haku.
2. Siirrä ja tallenna hakemasi viitteet nasta-painikkeella omiin suosikkeihisi. Nimeä kansio, jonne siirrät viitteet.
3. Valitse haluamasi viitteet (tai "Valitse sivu" jos haluat viedä RefWorksiin kaikki viitteet), paina Vie-painiketta, vahvista vielä siirto napsauttamalla uudestaan Vie-painiketta pop-up -ikkunassa. Paina vielä Lähetä palveluun RefWorks -painiketta.
4. RefWorksissa: Viitteet siirtyvät Last Imported -kansioon. Siirrä ne sieltä sopivaan RefWorks-kansioon (ks. kansion tekeminen).
Kirja-artikkeleita eli artikkeleita toimitetuissa teoksissa löytyy harvoin tietokannoista.
RefWorks-viitteidenhallintaohjelmaan ne pitää lisätä käsin tai muokata kirjan tiedoista:
1a. Tee kirja-artikkelin tietue kokonaan käsin (Create New Reference). Tai:
1b. Vie RefWorksiin kirjan tietue ja muokkaa se (Edit).
2. Valitse julkaisutyyppi Book, Section.
3. Täytä vähintään nämä tiedot:
- Title = artikkelin nimi
- Authors = artikkelin kirjoittaja(t) sukunimi, etunimi –järjestyksessä
- Editors = kirjan toimittaja(t)
- Book Title = kirjan nimi
- Publish Date = kirjan julkaisuvuosi
- Pages = artikkelin sivunumerot *
- Publisher = kirjan kustantaja
- Place of Publication = kirjan kustannuspaikka.
4. Tallenna viite (Save).
* Ohje ajatusviivan lisäämisestä sivunumeroiden väliin.
Yksittäisen viitteen siirtäminen:
1. Avaa hakutuloslistalta aineiston tiedot
2. Valitse ylhäältä Vie viite ja RefWorks.
3. Klikkaa Lähetä palveluun RefWorks -painiketta.
4. Kansioi siirretty viite RefWorksin Last imported -kansiosta.
Useiden viitteiden siirtäminen samanaikaisesti:
1. Lisää Oula-Finnasta halaumasi viitteet Suosikit-kansioon. Huom. sinun täytyy olla kirjautuneena Oula-Finnaan, jotta voit lisätä viitteitä suosikeihin.
2. Mene Suosikit-kansioon (Oma tili -> Suosikit).
3. Valitse haluamasi viitteet ja klikkaa yläpalkista Vie-painiketta.
4. Kansioi viitteet Last imported -kansiosta.
1. Avaa kirja Ebook Centralissa.
2. Klikkaa vasemmasta reunasta Cite book -linkkiä
3. Valitse avautuvan ikkunan alalaidasta RefWorks.
4. Kansioi viite RefWorksin Last imported -kansiosta.
Yksittäisen viitteen siirtäminen
1. Avaa viitetiedot hakutuloslistalta.
2. Valitse oikean reunan työkaluista Export.
3. Valitse avautuvasta Export Managerista Direct export to RefWorks.
4. Kansioi viite Last imported -kansiosta.
Useiden viitteiden siirtäminen
1. Klikkaa kansion kuvaa niiden viitteiden kohdalla, jotka haluat siirtää RefWorksiin.
2. Valitse oikeasta sivupalkista Go to folder view.
3. Valitse Export oikeasta sivupalkista. Viitteet voi ladata suoraan RefWorksiin tai tallentaa RIS-tiedostoksi.
4. Valitse Direct export to RefWorks ja klikkaa Save.
5. Kansioi viitteet Last imported -kansiosta.
1. Avaa viitteen tiedot hakutuloslistalta.
2. Klikkaa ylhäällä olevaa Export-painiketta.
3. Klikkaa Save to RefWorks -painiketta tai tallenna viitteet RIS-tiedostoksi.
4. Kansioi siirtämäsi viite Last imported -kansiosta.
Finnan viitetiedot eivät aina muodostu oikein. Muokkaa tietoja tarvittaessa.
Yksittäisen viitteen siirtäminen:
1. Klikkaa haluamasi viite auki Finnan hakutuloslistalta.
2. Valitse Vie viite ja RefWorks.
3. Klikkaa Lähetä palveluun RefWorks -painiketta.
4. Kansioi siirretty viite RefWorksin Last imported -kansiosta.
Useiden viitteiden siirtäminen samanaikaisesti:
1. Lisää Oula-Finnastä halaumasi viitteet Suosikit-kansioon. Huom. sinun täytyy olla kirjautuneena Oula-Finnain, jotta voit lisätä viitteitä suosikeihin.
2. Mene Suosikit-kansioon (Oma tili -> Suosikit).
3. Valitse haluamasi viitteet ja klikkaa yläpalkista Vie-painiketta.
4. Kansioi viitteet Last imported -kansiosta.
1. Klikkaa hakutuloksen alapuolella olevaa lainausmerkkiä.
2. Valitse avautuvasta laatikosta RefWorks.
3. Kansioi viite Last imported -kansiosta.
Yhden viitteen vienti:
1. Klikkaa siirrettävän viitteen kohdalta punaista RefWorks-painiketta.
2. Kansioi viite Last imported -kansiosta.
Useiden viitteiden vienti samanaikaisesti:
1. Valitse ruksilla ne viitteet, jotka haluat viedä RefWorksiin.
2. Valitse ylhäältä Valitut-kansio.
3. Valitse Tulostus-/ tallennusmuoto -kohtaan RIS (RefWorks, EndNote) ja klikkaa OK-painiketta.
4. Tekstitiedosto avautuu uuteen välilehteen. Tallenna tiedosto koneellesi.
5. Valitse RefWorksissa +-painike ja Import references.
6. Valitse Import from a file ja siirrä tiedosto joko raahaamalla tai hakemiston kautta.
7. Avautusta ponnahdusikkunasta valitaan tiedostomuodon formaatti. Valitse vaihtoehto RIS Format UTF-8 ja klikkaa Import-painiketta.
8. Kansioi siirretyt viitteet Last imported -kansiosta.
1. Valitse hakutuloslistalta ruksilla viitteet, jotka haluat siirtää RefWorksiin.
2. Klikkaa sivun ylälaidasta Send to -valikkoa. Valitse Citation manager ja Create file.
3. Tallenna avautuva nbib-tiedosto koneellesi.
4. Valitse RefWorksissa +-painike ja Import references.
5. Valitse Import from a file ja siirrä tiedosto joko raahaamalla tai hakemiston kautta.
6. Avautusta ponnahdusikkunasta valitaan tiedostomuodon formaatti. RefWorks tunnistaa tiedostomuoton NML PubMediksi. Tarvittaessa etsi oikea formaatti listalta. Klikkaa Import-painiketta.
7. Kansioi siirretyt viitteet Last imported -kansiosta.
1. Avaa julkaisun tiedot Theseuksessa.
2. Klikkaa RefWorks-logoa.
3. Kansioi viite Last imported -kansiosta.
Oula-Finnan viitetiedot eivät aina muodostu oikein. Muokkaa tietoja tarvittaessa.
Yksittäisen viitteen siirtäminen:
1. Klikkaa haluamasi viite auki hakutuloslistalta.
2. Valitse Vie viite ja RefWorks.
3. Klikkaa Lähetä palveluun RefWorks -painiketta.
4. Kansioi siirretty viite RefWorksin Last imported -kansiosta.
Useiden viitteiden siirtäminen samanaikaisesti:
1. Lisää Oula-Finnastä halaumasi viitteet Suosikit-kansioon. Huom. sinun täytyy olla kirjautuneena Oula-Finnain, jotta voit lisätä viitteitä suosikeihin.
2. Mene Suosikit-kansioon (Oma tili -> Suosikit).
3. Valitse haluamasi viitteet ja klikkaa yläpalkista Vie-painiketta.
4. Kansioi viitteet Last imported -kansiosta.
