Tietokannassa olevat julkaisut on kuvailtu asiasanoilla, jotka valitaan yleensä jostakin asiasanastosta eli tesauruksesta. Asiasanastot ovat usein tietokantakohtaisia, mutta ne voivat olla myös yleisiä, tietokannoista ja aihealueista riippumattomia (ks. Finto-kuva alempana). Asiasanasto voi olla myös jonkin tieteenalan erikoissanasto (esim. MeSH tai Inspec), jota käytetään sen alan tietokannoissa.
Tietokantojen tesauruksia ja julkaisujen tietueista löytyviä asiasanoja voidaan hyödyntää tiedonhaussa ja hakusanavalikoiman laajentamisessa.
Monissa asiasanastoissa kuvataan sanojen väliset suhteet (laajemmat, suppeammat ja rinnakkaiset termit). Jos viitteitä löytyy liian vähän, kannattaa kokeilla hakua laajemmalla termillä. Jos taas viitteitä tulee paljon, voi käyttää suppeampaa termiä. Huomaa, että rinnakkainen termi ei ole yhtä kuin synonyymi. Asiasanastoissa voidaan myös kertoa, mitä asiasanaa käsitteestä käytetään hakijan kirjoittaman termin sijaan.
Kun olet valinnut hakusanat tietokannan tesauruksesta, voit tehdä tiedonhaun näillä sanoilla ja kohdistaa haun asiasanakenttään.
Etsi ensin tuloksia tietämilläsi hakusanoilla. Esim. Scopus-tietokannassa löydät lisää potentiaalisia hakusanoja Refine results -työkalun Keywords-kohdasta
Yleinen suomalainen asiasanasto on luonteeltaan yleinen, tietokannoista ja aihealueista riippumaton sanasto.Esimerkiksi hakemalla meijeriteollisuus, saadaan esimerkiksi ylempi käsite elintarviketeollisuus ja alemmat käsitteet juustoteollisuus ja jäätelöteollisuus.
Kuvan lähde: Yleinen Suomalainen Asiasanasto <http://finto.fi/ysa/fi/> 3.11.2016
Kasvatustieteiden keskeisen Eric-tietokannan (ProQuest) tesauruksesta on nähtävissä, että termistä left handed writer käytetään tietokannassa asiasanaa handedness. Kuvan lähde: ProQuest <http://search.proquest.com> 14.7.2017
Vapaiden hakusanojen etuja verrattuna asiasanoihin ovat: joustavuus, mahdollisuus uusimman erminologian käyttöön ja mahdollisuus aiheen täsmällisten nimitysten käyttöön. Heikkouksia puolestaan ovat: helposti suuri viitemäärä tai epärelevanttien määrä, se, että joutuu miettimään synonyymejä ja erilaisia kirjoitusasuja ja se, että hakusanat voivat edustaa eri käsitteitä.
Asiasanojen etuja puolestaan ovat: pienempi viitemäärä ja suurempi relevanttien osuus sekä se, että asiasanan lisäksi ei tarvita vaihtoehtoisia termejä. Heikkouksiin taas kuuluu joustamattomuus ja hidas uusiutuvuus ja se, että termit eivät ole välttämättä yleisesti käytettäviä. Lisäksi asiasanastot ovat usein tietokantakohtaisia.
