Tietokantoihin tallennetaan tiedot julkaisuista käyttäen sovittua tietuerakennetta. Tietue rakentuu määrätyistä kentistä, jotka vaihtelevat tietokannoittain. Tiedonhakija voi valita, mihin hakukenttiin tiedonhakunsa kohdistaa, eli mistä kentistä hakusanojen on löydyttävä. Esimerkiksi kirjoittajan nimeä haetaan Tekijä- tai Author-kentästä.
Usein tietokannoissa on oletushakutyyppinä kenttien yhdistelmä, ns. vapaasanahaku, joka hakee otsikosta, tiivistelmästä ja asiasanoista, tai kaikista muista paitsi kokotekstistä.
Tavallisimmat aiheenmukaisen haun hakukentät voi valita hakulomakkeen alasvetovalikoista:
Usein komentohaku tarjoaa vielä suuremman valikoiman hakukenttiä.
Mitä suurempaa dataa eli tekstimassaa haetaan, sitä suurempia hakutuloksia saadaan, niinpä kokotekstihaulla saa eniten viitteitä.
Mitä pienempää dataa eli tekstimassaa haetaan, sitä laajempi hakusanavalikoima tarvitaan kattavan hakutuloksen saamiseksi. Esimerkiksi artikkelin otsikko sisältää jostakin aihepiiristä vain yhden sanan, mutta tiivistelmässä ja asiasanoissa siitä voidaan kertoa muutama synonyymi tai muu termi.
Kuvassa esimerkki viitetietokantaan tallennetun artikkelin viitetiedoista. Hakutuloslistasta näihin tarkempiin tietoihin pääsee klikkaamalla viitteen otsikkoa. Yleensä aiheenmukainen haku kannattaa kohdistaa otsikkoon, tiivistelmään ja asiasanoihin, jos se tietokannassa on mahdollista. Missä kentissä näet sanan "glycerol"? Scopus 27.7.2018
Tiedonhaun kohdistamista pelkästään artikkelin tai kirjan otsikkoon kannattaa kokeilla
Myös Google Scholarissa voi vaikuttaa siihen, mistä kentistä hakusanoja etsitään. Esimerkissä on haluttu löytää tietoa motivaation vaikutuksesta oppimiseen. Vertaa tulosjoukkoa, kun haku on kohdistettu Google Scholarin tarkennetun haun lomakkeella kaikkiin kenttiin ja kun se on kohdistettu vain artikkelin otsikkoon.
Kokotekstitietokannoissa haun voi kohdistaa myös dokumentin, artikkelin tai kirjan koko sisältöön. Dokumentin sisällöstä hakemista kannattaa kokeilla esimerkiksi
Kokotekstihaku hakee myös julkaisujen lähdeluetteloista.
eBook Collection (EBSCOhost) -e-kirjatietokannassa on haettu tietokannan oletushakukentistä (otsikko, tiivistelmä, asiasanat) sanoja motivation ja learning, sekä hakusanalla storytelling (voidaan kirjoittaa myös story telling) kaikista tekstikentistä, myös kirjojen kokotekstistä. Näin on löydetty oppimismotivaatiota käsitteleviä kirjoja, joissa on vähintään maininta tarinankerronnasta. Tietokanta antaa myös listan sivuista, jolla käytetyt hakusanat esiintyvät useimmin (Most relevant pages). EBSCOhost 15.8.2018
