Hakuhistorian avulla tehtyjen hakujen hallinta, vertailu ja muokkaaminen onnistuvat helposti ja nopeasti. Käytännössä hakuhistoria listaa kaikki saman istunnon aikana tehdyt haut ja näin käyttäjä voi helposti palata aikaisempien hakujen hakutuloksiin tai muokata hakulauseita. Joissakin tietokannoissa hakuja on mahdollista tallentaa omalle tilille myöhempää käyttöä varten. Hyväksi havaittu, tallennettu hakulause on myöhemmin helppo ajaa tietokannassa uudelleen läpi.
Usein hakuhistoria mahdollistaa myös aikaisempien hakujen yhdistämisen. Etenkin pitkät ja monimutkaiset hakulauseet on järkevää tehdä pienemmissä osissa. Silloin nähdään aiheen eri näkökulmiin liittyvien dokumenttien määrä tietokannassa. Alla on esimerkki Scopus-tietokannan hakuhistorianäkymästä. Esimerkissä on etsitty artikkeleita sosiaalisen median käytöstä kriisitilanteiden yhteydessä. Tiedonhakija on listannut sosiaalisen median välineitä, erilaisia katastrofeja sekä kriisinhallintaan liittyviä termejä ja tutkii, millaisia tuloksia niiden yhdistelmillä saa.
Todennäköisesti tutkimusaiheeseesi liittyviä artikkeleita ja kirjoja julkaistaan senkin jälkeen, kun olet ensimmäisen kerran tehnyt onnistuneen tiedonhaun. Tiedonhaun joutuu siis toistamaan vielä lukuisia kertoja, joten hakulauseet kannattaa tallentaa myöhempää käyttöä varten.
Tietokantojen hakuhistorian yhteydessä on usein tarjolla myös alert- eli vahtipalvelu, joka ilmoittaa, kun uusi aiheeseesi täsmäävä julkaisu lisätään tietokantaan. Vahdiksi tallennettu hakulause toteutetaan tietokannassa automaattisesti säännöllisin aikavälein, ja uudet hakulausetta vastaavat viitteet lähetetään käyttäjälle sähköpostilla. Hakulauseiden tallentaminen ja vahtipalvelujen käyttäminen vaatii usein rekisteröitymisen kyseiseen palveluun.
Aiheenmukaisen eli lausevahdin lisäksi joistakin tietokannoista on mahdollista tilata myös viittausvahti (citation alert), joka ilmoittaa, kun valittuun artikkeliin viittavia uusia artikkeleita on lisätty tietokantaan. Lehtikohtaisen vahdin voi usein tehdä kustantajan sivuilla. Se lähettää sähköpostiin viestin, kun valitun lehden uusi numero ilmestyy.
Alla olevassa esimerkissä käyttäjä on tilaamassa aiheenmukaista vahtipalvelua Scopus-tietokannassa. 
