Tiedonhankinta aloitetaan aiheen määrittelyllä. Tähän voidaan hyödyntää esimerkiksi käsite- ja miellekarttoja. Hakua tehdessä täytyy olla ajatus siitä, mistä aiheesta ja mitä tietoa haluaa hakea. Tarvitaanko esimerkiksi artikkeleita, tilastoja vai virallistietoa. Tiedontarve määrittää luonnollisesti sen, mitä tiedonlähteitä käytetään. Tärkeä vaihe tiedonhakuprosessissa on myös tutkimusalueen käsitteistöön ja terminologiaan tutustuminen.
Tiedontarpeen kartoitus jo tiedonhankinnan alkuvaiheessa helpottaa ja nopeuttaa tarvittavan tiedon hankkimista. Kun on selvitetty minkälaista tietoa aiheesta tarvitaan ja mistä ja miten tietoa saadaan, voidaan aloittaa tiedonhaun tarkempi suunnittelu. Tiedonhankinta on prosessi, jonka kuluessa perehdytään siihen, mitä aiheesta on aikaisemmin kirjoitettu ja tutkittu.
Orientoiva tiedonhankinta liittyy itselle vieraaseen aiheeseen tutustumiseen, jotta perehdyt mistä aiheessasi on kyse. Samalla löydät käyttökelpoisia hakusanoja tietokantahakuja varten. Laita hakusanat talteen, niin muistat sitten myös käyttää niitä tietokannoissa.
Tiedonlähteinä voivat olla esim. sanomalehdet, aikakauslehdet, televisio, internet, keskusteluryhmät, tietosanakirjat, Google, Wikipedia jne.
Alustavia tiedonhakuja kannattaa tehdä useista tietokannoista. Joissakin hakupalveluissa, esim. Ebsco ja ProQuest, voit hakea useammasta tietokannasta yhtä aikaa. Tämä on kätevä tapa tiedonhakua aloittaessa ja jos et tiedä, mistä yksittäisestä tietokannasta löydät parhaiten lähteitä aiheeseesi. Kokeilemalla huomaat, mitkä tiedonlähteet soveltuvat parhaiten omaan tiedontarpeeseesi. Hakutuloksista selviää, mistä eri näkökulmista aihetta on tutkittu.
Haun toteuttamisen kannalta on tärkeää, että aihe pystytään jäsentämään käsitteiksi. Apuna voit käyttää esimerkiksi mielle- tai käsitekarttaa. Niiden avulla kokonaiskuva aiheesta selkiintyy ja saat myös mahdollisia hakusanoja tulevia tiedonhakuja varten.
Mielle- ja käsitekarttoihin voit kerätä aiheeseesi liittyviä käsitteitä, ideoita, näkökulmia. Käsitekartta kuvaa myös näiden avainsanojen ja käsitteiden välisiä suhteita: mitkä ovat niiden syy-seuraussuhteet ja mikä on käsitteiden hierarkkinen järjestys.
Mielle- ja käsitekarttojen laatimiseen on saatavana useita ilmaisia ja maksullisia ohjelmia, mm. Bubbl, Coggle, Popplet ja Mindmeister.
Hakutiedoista kannattaa tallettaa ainakin käytetyt hakusanat ja hakulausekkeet, tietokannat, haun rajaukset ja haulla saadun tulosjoukon laajuus ja päivämäärä, milloin haku on tehty. Haun tallentamisen voi tehdä joissakin tietokannoissa olevan tallennettavan hakuhistorian avulla tai pitämällä itse päiväkirjaa suoritetuista hauista. Erityisen tärkeää täsmällinen dokumentointi on silloin, kun tehdään systemaattista tiedonhakua.
Hakuhistorian avulla edellisten hakujen hallinta, vertailu ja muokkaaminen onnistuvat helposti ja nopeasti. Se listaa saman istunnon aikana tehdyt haut ja näin käyttäjä voi helposti palata aikaisempien hakujen hakutuloksiin tai muokata aikaisempia hakuja. Joissakin tietokannoissa siihen tallentuu vain meneillään olevan hakuistunnon aikana tehdyt haut ja joissakin tietokannoissa hakuhistoria on mahdollista tallentaa myöhempää käyttöä varten tai haun toistamiseksi. Hakuhistorian käyttö tulevissa hakuistunnoissa vaatii aina rekisteröitymisen palveluun.
Onnistuneen haun jälkeen relevanteiksi arvioidut viitteet voidaan tallentaa viitteidenhallintaohjelman avulla omaan viitetietokantaan, josta ne löytyvät helposti myöhempää käyttöä varten.
