Hakutiedoista kannattaa tallettaa ainakin käytetyt hakusanat ja hakulausekkeet, tietokannat, haun rajaukset ja haulla saadun tulosjoukon laajuus ja päivämäärä, milloin haku on tehty. Haun tallentamisen voi tehdä joissakin tietokannoissa olevan tallennettavan hakuhistorian avulla tai pitämällä itse päiväkirjaa suoritetuista hauista.
Yleensä tietokannassa on aikakatkaisu, eli yhteys menee poikki tietyn ajan kuluttua, jos tietokantaa ei käytetä. Aika vaihtelee puolesta tunnista useisiin tunteihin. Aikakatkaisu voi tulla myös tietoliikenneyhteydestä, esimerkiksi Oulun yliopiston etäkäyttöpalvelimen aikakatkaisu on puoli tuntia. Aikakatkaisunkin vuoksi on hyvä tallentaa hakuja ja julkaisuja kirjautumalla tietokantaan.
Hakuhistorian avulla edellisten hakujen hallinta, vertailu ja muokkaaminen onnistuvat helposti ja nopeasti. Se listaa saman istunnon aikana tehdyt haut ja näin käyttäjä voi helposti palata aikaisempien hakujen hakutuloksiin tai muokata aikaisempia hakuja. Joissakin tietokannoissa siihen tallentuu vain meneillään olevan hakuistunnon aikana tehdyt haut ja joissakin tietokannoissa hakuhistoria on mahdollista tallentaa myöhempää käyttöä varten tai haun toistamiseksi. Hakuhistorian käyttö tulevissa hakuistunnoissa vaatii aina rekisteröitymisen palveluun.
Onnistuneen haun jälkeen relevanteiksi arvioidut viitteet voidaan tallentaa viitteidenhallintaohjelman avulla omaan viitetietokantaan, josta ne löytyvät helposti myöhempää käyttöä varten.
on yleensä monivaiheinen prosessi, joka koostuu useasta hakukerrasta. Hakusanoja, haun rajauksia ja tietokantoja voi joutua muuttamaan, jotta hakutulos olisi halutunlainen. Laajemmissa projekteissa myös täsmälleen saman haun toistaminen määräajoin on välttämätöntä.
Systemaattisen haun tulee olla kattava. Relevantin aineiston määrä hakutuloksessa voi olla vain 2-3 prosentin luokkaa.
Hakuprosessin etenemisen kannalta ja turhan työn välttämiseksi on suositeltavaa dokumentoida kaikki hakuprosessin vaiheet tarkasti, jolloin hakuprosessi tulee näkyväksi.
Jos haluat saada tiedon oman aiheesi uusimmista lähteistä, voit käyttää tietokantapalvelujen tarjoamia alert- eli vahtipalveluja. Sinulla on mahdollisuus tilata sähköpostiisi tieto, kun esim. tietyn lehden uusi numero ilmestyy, aiheestasi julkaistaan uutta tietoa tai vaikka tiettyyn standardiin tulee muutos. Alert-tilauksen tekeminen edellyttää useimmiten rekisteröitymistä.
